10 wesentliche Dinge, die Sie über Microsoft Excel lernen sollten

Excel ist kein Design-Werkzeug, und trotzdem öffnen es viele Gestalterinnen, Gestalter und Auftraggeber fast täglich. Angebote kalkulieren, Stunden erfassen, einen Zeitplan für den Relaunch pflegen, alle Seiten und Bilder einer Website in einer Inhaltsliste sammeln: Das alles gelingt mit einer Tabellenkalkulation schneller und fehlerfreier als mit Zettel und Taschenrechner. Die folgenden zehn Grundlagen decken den größten Teil des Alltags ab. Auch wer Excel schon länger nutzt, entdeckt dabei oft eine Abkürzung oder eine Fehlerquelle, die bisher unbemerkt blieb.

Die Beispiele beziehen sich auf die deutsche Version von Microsoft Excel. In anderen Tabellenprogrammen wie LibreOffice Calc oder Google Tabellen funktionieren die meisten Schritte ähnlich.

1. Formeln eingeben

Formeln sind der Kern von Excel. Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen. =B2*C2 multipliziert etwa die Stundenzahl in B2 mit dem Stundensatz in C2. Rechenzeichen sind +, -, * und /, Klammern bestimmen die Reihenfolge. Der Vorteil gegenüber dem Taschenrechner: Ändert sich ein Wert, rechnet Excel alle abhängigen Zellen automatisch neu. Statt Zahlen direkt in Formeln zu schreiben, sollten Sie deshalb immer auf Zellen verweisen. Dann bleibt nachvollziehbar, woher ein Ergebnis kommt.

2. Mit SUMME Spalten und Zeilen addieren

Das Addieren ist die häufigste Aufgabe überhaupt. Die Funktion =SUMME(B2:B20) addiert alle Werte von B2 bis B20. Noch schneller geht es mit der AutoSumme: Zelle unter einer Zahlenspalte markieren und die Tastenkombination Alt und Gleichheitszeichen drücken, Excel schlägt den Bereich selbst vor. Wer eine Tabelle mit Zwischensummen für Konzept, Gestaltung und Umsetzung führt, kann die Gesamtsumme anschließend aus diesen Zwischensummen bilden, statt alle Einzelwerte noch einmal zu addieren.

3. Relative und absolute Bezüge

Kopiert man eine Formel nach unten, passt Excel die Zellbezüge automatisch an: Aus =B2*C2 wird in der nächsten Zeile =B3*C3. Das nennt man relativen Bezug. Manchmal soll ein Bezug aber fest bleiben, etwa auf einen Stundensatz oder Mehrwertsteuersatz, der nur in einer einzigen Zelle steht. Dafür setzt man Dollarzeichen: =B2*$F$1. Jetzt zeigt der zweite Teil beim Kopieren immer auf F1. Mit der Taste F4 wechseln Sie beim Bearbeiten einer Formel schnell zwischen den Varianten. Wer diesen Unterschied verstanden hat, vermeidet einen der häufigsten Fehler in Kalkulationen.

4. Zahlen richtig runden

Excel kann Zahlen auf zwei Arten mit weniger Nachkommastellen zeigen, und die Verwechslung führt zu Rechenfehlern. Das Zahlenformat ändert nur die Anzeige: Die Zelle zeigt 12,35, rechnet intern aber mit 12,3456 weiter. Die Funktion =RUNDEN(A1;2) dagegen rundet den Wert tatsächlich auf zwei Stellen. In Angeboten und Rechnungen, in denen Einzelpreise auf Cent gerundet und dann summiert werden, kann der Unterschied dazu führen, dass die angezeigte Summe nicht zu den angezeigten Einzelwerten passt. Runden Sie deshalb dort, wo es fachlich nötig ist, mit der Funktion.

5. Tabellen auf eine Seite skalieren

Eine Tabelle, die am Bildschirm übersichtlich ist, verteilt sich beim Drucken gern auf mehrere Seiten, mit einer einsamen Spalte auf dem letzten Blatt. In den Druckeinstellungen lässt sich die Skalierung so wählen, dass das Blatt auf einer Seite dargestellt wird oder alle Spalten auf einer Seite Platz finden. Die zweite Variante ist für lange Listen oft die bessere: Die Tabelle wird eine Seite breit, aber so viele Seiten lang wie nötig. Unter Seitenlayout lassen sich außerdem Ausrichtung, Ränder und ein Druckbereich festlegen.

6. Seitenzahlen und Kopfzeilen drucken

Wer in einer Besprechung über eine mehrseitige Tabelle spricht, braucht Seitenzahlen. In Excel werden sie über Kopf- und Fußzeilen eingefügt, etwa in der Ansicht Seitenlayout oder über die Druckeinstellungen. Platzhalter für Seitenzahl und Gesamtseitenzahl ergeben “Seite 2 von 5”. In den Optionen lassen sich für gerade und ungerade Seiten sowie für die erste Seite abweichende Kopf- und Fußzeilen festlegen. Ebenso nützlich: Unter Drucktitel bestimmen Sie Zeilen, die auf jeder Seite wiederholt werden, zum Beispiel die Spaltenüberschriften.

7. Zeilen und Spalten fixieren

In langen Tabellen verschwinden beim Scrollen die Überschriften, und man verliert den Überblick. Über Ansicht und Fenster fixieren lassen sich die oberste Zeile, die erste Spalte oder beides gleichzeitig feststellen. Für eine Inhaltsliste eines Website-Relaunches mit Hunderten von Seiten bleiben so Spaltennamen wie “alte URL”, “neue URL” und “Status” immer sichtbar.

8. Mit WENN Bedingungen auswerten

Die Funktion WENN liefert ein Ergebnis, wenn eine Bedingung zutrifft, und ein anderes, wenn nicht. =WENN(D2>C2;"über Budget";"im Rahmen") vergleicht zum Beispiel die tatsächlichen Stunden in D2 mit den geplanten in C2. Ähnlich lässt sich prüfen, ob ein Bild breiter als eine Vorgabe ist oder ob eine Aufgabe überfällig ist. Mehrere Bedingungen lassen sich mit UND und ODER verknüpfen, für viele Stufen ist die Funktion WENNS übersichtlicher als verschachtelte WENN-Formeln. In Kombination mit der bedingten Formatierung färbt Excel solche Zellen auf Wunsch automatisch ein.

9. Daten filtern

Sobald eine Tabelle eine Kopfzeile und zusammenhängende Daten hat, lässt sich über Daten und Filter für jede Spalte ein Auswahlmenü einblenden. Damit zeigen Sie zum Beispiel nur Aufgaben eines bestimmten Status, nur Rechnungen eines Monats oder nur Bilder, die noch keinen Alternativtext haben. Filter verändern die Daten nicht, sie blenden Zeilen nur aus. Noch komfortabler wird es, wenn Sie den Bereich als Tabelle formatieren: Dann wachsen Filter, Formatierung und Formeln automatisch mit, wenn neue Zeilen hinzukommen.

10. PivotTables erstellen

PivotTables gelten als eine der mächtigsten Funktionen von Excel. Sie fassen große Datenmengen mit wenigen Klicks zusammen, ohne eine einzige Formel. Aus einer Stundenliste mit Datum, Projekt, Tätigkeit und Stunden entsteht so in Sekunden eine Übersicht: Stunden pro Projekt und Monat, aufgeteilt nach Tätigkeit. Man zieht dazu die Spaltennamen in die Bereiche Zeilen, Spalten und Werte. Wer die Anordnung ändert, bekommt sofort eine neue Auswertung. Voraussetzung ist eine saubere Ausgangstabelle: eine Kopfzeile, keine leeren Zeilen, pro Spalte nur eine Art von Information.

Strukturiert weiterlernen

Diese zehn Punkte bilden das Fundament. Wer darauf aufbauen und Excel mit Übungsaufgaben systematisch lernen möchte, findet in einem geführten Excel-Seminar einen Einstieg, der die Grundlagen Schritt für Schritt vertieft. Unabhängig vom Weg gilt: Am meisten lernt man, wenn man mit eigenen Daten arbeitet, etwa der nächsten Projektkalkulation oder der Inhaltsliste für den eigenen Website-Relaunch.

Praxisbeispiel: Kalkulation für ein Webprojekt

So kommen mehrere Grundlagen zusammen:

Für die Auswertung über mehrere Projekte hinweg hilft eine PivotTable, für den Ausdruck die Skalierung auf Seitenbreite mit Seitenzahlen. Welche Programme neben Excel im Gestaltungsalltag wichtig sind, zeigt der Überblick Design-Werkzeuge. Wer eine Website beauftragen will und Angebote vergleicht, findet unter Webdesigner beauftragen die passende Checkliste.